Chama-se arranjo a atividade de organizar os documentos segundo um sistema de classes dispostas em determinada ordem, a partir de elemento convencionado para sua recuperação, isto é, segundo critérios que permitam a localização dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. Os principais métodos utilizados para o arranjo são o alfabético, o cronológico, o temático, o numérico simples, o alfanumérico, o geográfico e o numérico cronológico.

Em arquivologia, denomina-se forma o estágio de preparação e de transmissão de documentos, como, por exemplo, original, cópia, minuta, rascunho etc.

O termo suporte refere-se à configuração que um documento assume segundo o modo como foi confeccionado e o sistema de signos utilizado para comunicar seu conteúdo. São exemplos de suporte: textual, imagético, audiovisual, eletrônico etc.

O termo formato é usado para designar a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e com o modo como foi confeccionado. Cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme são exemplos de formato.

Duas características dos arquivos são diretamente vinculadas. A naturalidade refere-se ao fato de que os registros arquivísticos são acumulados de maneira contínua, progressiva e natural, em função das atividades realizadas pelas instituições, o que lhes atribui uma estruturação e uma coesão espontâneas. A organicidade refere-se à maneira como os arquivos refletem estrutura, funções e atividades da entidade acumuladora. Ambas são embasadas no interrelacionamento dos documentos, que é fundamental para a compreensão de seu significado e para a garantia de sua autenticidade.

A autenticidade é a qualidade que um documento possui quando corresponde às formalidades diplomáticas necessárias para que cumpra os procedimentos regulares de determinada função ou atividade, garantindo a veracidade e confiabilidade de seu conteúdo.

A unicidade é a característica dos documentos de arquivo que resulta do fato de que cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence, em função de seu contexto de origem. Essa qualidade se mantém a despeito de forma, espécie ou tipo; podem existir cópias de um registro, mas cada uma, quando cumpre uma função diferente, é única em seu lugar, porque o conjunto de suas relações com os demais registros do grupo é sempre único.

A luz, a umidade e a temperatura do ambiente devem ser controladas porque, embora não tenham efeito direto nos documentos, podem levar à proliferação de agentes biológicos. Os ambientes úmidos, quentes e escuros são os mais propícios para o desenvolvimento de microrganismos, insetos e pequenos roedores.

A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação. Ela é o resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos. Para que uma tabela de temporalidade possa ser adotada, sobretudo na esfera pública, ela deve primeiro ser aprovada pela autoridade competente.

A arquivologia define espécie documental como a configuração que assume um documento escrito segundo a natureza jurídica de seu conteúdo e as normas precisas de redação a que obedece. Tais normas variam conforme a época, o lugar e as circunstâncias.