Sabe-se que trabalhar com eventos vai além dos conhecimentos e habilidades técnicas para sua execução. Estima-se o planejamento, a organização e o controle dos processos e, durante as etapas do evento, também é preciso saber liderar e lidar com diversos profissionais, de diversas áreas e níveis da empresa. Nas ações abaixo, que tratam do profissional com visão estratégica, assinale (V) para VERDADEIRO e ( F ) para FALSO.

( ) Compreende o negócio da empresa como um todo, suas metas e objetivos, relacionando todo o contexto com os eventos, estimando seus resultados.

( ) Entende que o evento impacta diretamente na estratégia de comunicação da empresa e que, portanto, não precisa fazer parte do plano de comunicação integrada.

( ) Realiza a avaliação de forma operacional, compreendendo que os critérios estão relacionados à organização de cada evento.

( ) Executa suas atividades operacionais e estratégicas, visando a oportunidade de negócios e de relacionamentos para a empresa, além da divulgação da marca.

( ) Organiza o evento e acredita que o evento é uma atividade-fim para gerar resultados de curto prazo.

Marque a alternativa CORRETA.

Seu chefe solicita que você pesquise sobre a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, Art. 3º, que trata da fase preparatória do pregão. Diante desta solicitação, quais das alternativas abaixo deverão constar na sua pesquisa?

I - A autoridade competente justificará a necessidade de contratação e definirá o objeto do certame, as exigências de habilitação, os critérios de aceitação das propostas, as sanções por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos para fornecimento.

II - A definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem a competição.

III - Dos autos do procedimento constarão a justificativa das definições referidas no inciso I deste artigo e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento, elaborado pelo órgão ou entidade promotora da licitação, dos bens ou serviços a serem licitados.

IV - A autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

O Art. 14, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, diz que nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa.

Diante disso, assinale a alternativa que NÃO condiz com a lei:

Seu chefe pediu para você fazer um levantamento dos bens tangíveis da empresa. Assinale abaixo a alternativa que NÃO deverá constar em sua relação:

Com relação a gestão de conflitos, Kipper e Fávero (2009) relatam que o trabalho está intercalado com as relações interpessoais e vai de acordo com as experiências de cada um sobre si e sobre o outro. O(A) secretário(a), em todo momento, se comunica com o chefe, com gestores e colaboradores da organização e isso pode gerar conflitos.

KIPPER, Rosane Tomedi; FÁVERO, Altair Alberto. Pensamento, criatividade e conhecimento: diferenciais do profissional de secretariado executivo. In: DURANTE, Daniela Giareta; FÁVERO, Altair Alberto (org.). Gestão Secretarial: formação e atuação profissional. Passo Fundo: UPF, 2009.

Quanto aos conflitos, é possível afirmar que:

Gronroos (1994), citado por Gangana (2001, p. 25), diz que “Marketing é estabelecer, manter e desenvolver relacionamentos de longo prazo com os consumidores e outros parceiros, com lucratividade, a fim de que os objetivos das partes sejam atendidos”.

O secretário é intermediário nas relações do gestor e/ou da empresa com o cliente, tendo um papel importante no marketing de relacionamento com o cliente, fora dizer que muitas vezes ele é quem faz a negociação direta com o cliente no lugar do chefe. Caso esteja nessa última situação e tenha combinado com o cliente que resolveria a situação, qual é a atitude mais adequada a se tomar?

GANGANA, Maurício Gonçalves. Fundamentos de Marketing. 1ª ed. Rio de Janeiro: FGV Management - Cursos de Educação Continuada. 2001.

Seu chefe solicita a compra de uma passagem aérea e a reserva de um hotel; você compra e faz a reserva em um hotel próximo ao compromisso dele, já que ele não falou que tinha preferências, por mais que você tenha perguntado. Depois de tudo reservado, ele fala que esqueceu de avisá-la e que gostaria de outro hotel. Você então faz o cancelamento e reserva outro. Porém, ele tem costume de fazer isso.

Qual a forma mais adequada de agir?

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

O(A) secretário(a), no seu dia a dia de trabalho, deve assegurar que a gestão dos documentos seja feita de forma eficiente.

I - Produção, administração, manutenção e destinação eficientes.

II - A informação pode demorar, o primordial é que ela chegue de forma eficiente ao gestor.

III - Propiciar que a informação seja recuperada com uso da tecnologia para que a busca seja de forma rápida e precisa.

IV - Preservar a memória da instituição.

Quanto às assertivas sobre a gestão de documentos enumeradas acima, assinale a alternativa CORRETA:

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são: