A administração do capital de giro de uma empresa é uma atividade cotidiana que assegura que os recursos sejam suficientes para continuar a operação, visando evitar interrupções dispendiosas.

O empenho é o estágio da execução da despesa pública que consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. É nessa etapa que o fornecedor emite notas fiscais, recibos ou faturas e o Estado atesta o recebimento dos bens ou a execução dos serviços.

O princípio orçamentário da unidade determina que a lei orçamentária anual não conterá dispositivo estranho a previsão da receita e a fixação da despesa, não se incluindo nessa proibição a autorização para a abertura de créditos suplementares e contração de operações de crédito, ainda que por antecipação da receita.

A contabilidade deverá evidenciar, em seus registros, o montante dos créditos orçamentários vigentes, a despesa empenhada e a despesa realizada à conta dos mesmos créditos e as dotações disponíveis.

O regime contábil adotado para a contabilidade pública é o regime de caixa, pois pertencem ao exercício financeiro as receitas nele arrecadadas e as despesas nele legalmente empenhadas.

O princípio do equilíbrio estabelece que o total da despesa orçamentária não pode ultrapassar o total da receita para cada exercício financeiro.

O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

A autuação é a formação do processo. Sendo assim, os documentos que não passem por uma tramitação não devem ser autuados, tais como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

Após o cadastramento do processo e(ou) documento, deve ser feito um controle das movimentações, conhecidas como tramitação, visando a sua localização física e a prestação de informações às partes interessadas.

A procedência de um documento de arquivo em um ministério refere-se à pessoa física ou jurídica a quem se relaciona o processo ou documento.