Para o uso correto da ferramenta chamada “arquivo”, conhecido também como móvel para a guarda de documentos, a(o) secretária(o) necessita fazer uso de métodos que facilitem a organização e ordenação de documentos de todas as espécies, de tal forma que possam ser recuperados facilmente quando solicitados. Dentre esses métodos, podese citar o alfabético, o numérico, o alfanumérico, o geográfico, o mnemônico, etc. Para a correta utilização de qualquer um dos métodos, algumas etapas antes do arquivamento dos documentos são necessárias.

Assinale a alternativa que apresenta as etapas que precedem o arquivamento

A administração do tempo vem despertando cada vez mais o interesse das pessoas, especialmente dos administradores, gestores e seus assessores diretos, as(os) secretárias(os). É sabido que, na sua grande maioria, a rotina das atividades dentro das empresas tem caráter de urgência, e que tudo é “para ontem”. Por conta disso, aumentou o número de empresas que oferecem treinamento aos seus colaboradores para o uso otimizado do seu tempo de trabalho. Sobre o tema, assinale a alternativa, que reflete o desperdício de tempo.

“A documentação procura oferecer o máximo no que se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimento especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional” (Medeiros, 2003, p. 132). Num sentido amplo, a documentação organizacional tem por finalidade reunir, organizar e até mesmo controlar todo o conhecimento histórico de uma empresa. Para tanto, faz-se necessário a utilização de técnicas de arquivamento.

Sobre o tema, assinale a alternativa que se refere ao método mnemônico.

Todo profissional, independentemente da área de atuação, deve ter certos cuidados com sua postura e comportamento no meio corporativo. Exageros de todas as ordens são execráveis em relação a sua imagem profissional e poderão ser usados contra esse mesmo profissional, diante de possíveis progressões ou representatividade empresarial. Por ser considerada(o) o “cartão de visita” da empresa, a(o) secretária(o) não foge a essa regra e deve primar por sua imagem, reputação e comunicação. Partindo-se dessa premissa, no que tange à apresentação pessoal, assinale a alternativa correta.

Cada vez mais as reuniões são voltadas à troca de informações, esclarecimento de assuntos diversos e para gerar comprometimento por parte dos seus participantes, isso devido às inovações gerenciais das empresas. Reuniões de cunho meramente informativo, ou apenas para comunicar decisões preestabelecidas estão sendo abolidas. Quando do planejamento e organização de reuniões, deve-se levar em consideração que essa prática envolve:

Para atuar de maneira satisfatória às necessidades de uma empresa, é necessário que o profissional tenha uma visão holística da sua estrutura organizacional. Para isso, é importante o conhecimento e o reconhecimento dos estilos de gerenciamento, a identificação dos processos administrativos e a correlação de responsabilidade entre setores da empresa, do seu planejamento estratégico e até mesmo em relação aos seus valores institucionais. Dentro desse contexto, é correto afirmar que, quando falamos do “profissional de secretariado e a cultura da empresa”, estamos falando de conhecimento:

Considerado profissional importante dentro das organizações, reconhecido como agente facilitador no quotidiano corporativo, o profissional da área secretarial detém um conjunto de habilidades e competências que pode ser traduzido em:

Visando um bom andamento das atividades laborais e, ainda, o bom desenvolvimento profissional individual no relacionamento com clientes internos e externos nas organizações, o profissional da área secretarial deve fazer uso de certas regras e normas particulares de conduta que conceituam um conjunto de deveres, obrigações e diretrizes a serem seguidas. Assinale a alternativa que contempla esse conjunto de ações.

Apesar do avanço tecnológico e de muitas empresas terem adotado sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), grande parte da comunicação empresarial ainda é feita e distribuída por meio de correspondência escrita, fator esse que exige do profissional de secretariado um bom nível de conhecimento laboral da logística dessa tramitação. O conhecimento das técnicas que permitem essa tramitação é considerado como sendo um dos fatores prioritários ao início das atividades laborais diárias da(o) secretária(o). Assinale a alternativa que define essa atividade.

A profissão de secretária(o) originou-se aproximadamente no século IV a.C., com indivíduos que detinham conhecimento da escrita, domínio de idiomas, de taquigrafia e amplo conhecimento geral. A respeito do assunto, assinale a alternativa que apresenta esses antecessores dos profissionais da área secretarial de hoje.