Para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

Na administração de material, a função compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também ser realizada com o preço mais favorável possível.

Quando existe restrição financeira, a utilização da administração de materiais é fundamental para a manutenção do equilíbrio financeiro da empresa.

A administração de material envolve, basicamente, quatro fases. Aquela que consiste na descrição minuciosa, dentro de uma técnica previamente estabelecida, permitindo a identificação do material em estoque, é a fase de padronização.

De modo geral, a principal meta de uma empresa é maximizar o lucro sobre o capital investido, desde que o risco seja baixo.

Para atingir mais lucro, uma empresa deve usar o capital para que este não permaneça inativo. Dessa maneira, é usual o investimento em estoque de material e espera-se que ele seja necessário à produção e ao bom atendimento das vendas.

O treinamento é uma função da ARH que trata da capacitação, do aperfeiçoamento e do desenvolvimento das pessoas. Pode ocorrer tanto no ambiente de trabalho quanto fora dele, entretanto deve ser sempre formal e estruturado.

O acompanhamento e a avaliação de desempenho são ações da ARH que favorecem o atingimento das metas organizacionais.

Na prática das ações da ARH, as necessidades individuais devem sempre se sobrepor às necessidades setoriais.

No âmbito de estudos sistemáticos, o ser humano, como fator de produção, deve receber, no mínimo, a mesma atenção e dedicação dispensada a outros elementos da organização, como os recursos técnicos e financeiros.