Gestores e administradores devem manter documentos de alto valor primário nas proximidades do seu local de uso, registrando-os no momento de sua criação, ou de seu recebimento. Caso tenham de transferi-los para arquivos intermediários, deverão fazê-lo mediante registro em um(a):

Documento é qualquer registro de informações, independentemente do formato ou suporte utilizado para registrá-las. Em termos gerais, todos os documentos arquivísticos nascem com valor primário relacionado à sua finalidade:

Estudos concluíram que o tempo de vida útil de um documento gravado em CD e arquivado em condições adequadas de armazenamento e ambiente dá-se em torno de 200 anos. Estima-se que este mesmo documento, caso microfilmado e arquivado em condições convenientes, poderá alcançar até:

As organizações por vezes se defrontam com situações em que documentos deixam de ser necessários, demandando transferência para arquivos de caráter geral, mas em condições de cumprir papel de guarda intermediária. Este procedimento normalmente é consequência da necessidade de se atender a prazos legais, ou discricionários, para que, a partir deste momento, recebam a destinação final, que costuma ser a eliminação do documento, ou:

A microfilmagem é um processo realizado mediante captação da imagem por meio fotográfico ou eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais. Para que possua valor legal, entretanto, a microfilmagem só pode ser realizada por empresas devidamente registradas e autorizadas pelo Ministério responsável, ou por:

Há temas relacionados à empresa que não devem ser do conhecimento do público em geral. Assim, em vez de ter sua difusão liberada, receberá uma classificação sigilosa de menor intensidade, que é:

O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Consideram-se arquivos privados aqueles conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas:

Quando um documento é recebido por uma organização no decorrer de suas atividades e precisa ser conservado lá para efeitos futuros, ele é denominado:

O documento é sigiloso quando a ele é atribuído algum grau de sigilo, em razão de o acesso ao seu conteúdo poder colocar em risco direitos individuais ou coletivos. Um documento sigiloso classificado como “reservado” NÃO poderá manter este grau de sigilo por mais do que:

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos eprivados, classificando os documentos públicos como correntes, intermediários e permanentes. Os arquivos correntes são aqueles destinados aos documentos com valor primário, que podem ser distinguidos pelo(a):