Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

O processo de digitalização poderá ser realizado exclusivamente pelo possuidor do documento físico.

Após o processo de digitalização realizado, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.