Normalmente, um manual é constituído de diversos tomos, segundo os subsistemas integrantes da empresa. Esses tomos compõemse de normas, instruções, rotinas e outros instrumentos complementares, como quadros, tabelas, fluxogramas, catálogos, listas, etc.

Os manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de diversificar os procedimentos que devem ser observados nas diversas áreas de atividades, sendo, portanto, um ótimo instrumento de diversificação de métodos, de aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo, finalmente, as características distintas dos diversos sistemas organizacionais, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional.

Os manuais são instrumentos de gerência, de relativa duração, reunidos dentro de uma capa característica, de fácil identificação, classificados, codificados, providos de índices e organizados a fim de tornar máximo seu valor como obra de referência.

Um manual de organização bem elaborado permite que os executivos de quaisquer órgãos fiquem sabendo, com exatidão, quais suas responsabilidades e qual seu relacionamento com os demais gerentes da organização, evitandose, em consequência, conflitos de jurisdição, sobreposição da autoridade, agilizando, assim, a tomada de decisões programadas, e indicando, finalmente, de modo inequívoco, quem está investido de poder para aprovar, bem como os graus de autoridade atribuídos aos diferentes níveis administrativos.

A fim de que os manuais representem sempre uma instrumentalidade a serviço da efetividade organizacional, eles devem estar permanentemente submetidos à análise, crítica e avaliação não só por parte dos responsáveis pelo seu gerenciamento, como também por seus usuários de modo geral.