O cabeçalho é utilizado em todas as páginas do documento, centralizado na área determinada pela formatação.

O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia.

O memorando é expedido entre unidades administrativas de um mesmo órgão.

O ofício é expedido para e pelas demais autoridades não expedidas pelo memorando e aviso.

Na grafia de datas em um documento, o conteúdo deve constar informação de local: nome da cidade onde foi expedido o documento, seguido de vírgula. Não se deve utilizar a sigla da unidade da federação depois do nome da cidade.