O recebimento de documentos deve ser registrado imediatamente, com a atribuição de um número de protocolo e a data de entrada, a fim de permitir o rastreamento e a localização dos documentos.

A classificação de documentos é essencial no protocolo, uma vez que todos os documentos devem ser tratados da mesma forma, independentemente de seu conteúdo ou importância.

O protocolo é um sistema utilizado em organizações governamentais para o registro de documentos oficiais, não sendo aplicável a empresas privadas.

O encaminhamento de documentos entre setores ou departamentos precisa ser registrado no protocolo, uma vez que é uma tarefa de rotina que não requer controle.

Documentos sigilosos ou confidenciais não precisam ser registrados no protocolo, a fim de manter a confidencialidade das informações.