Para que um acervo seja considerado de boa qualidade, é preciso que ele se desenvolva racionalmente. Assim, após a função de avaliação de coleções, pode ser necessário desbastar, mobilizando determinados materiais segundo critérios definidos na função planejamento e elaboração de políticas. O desbastamento consiste na retirada de documentos pouco utilizados pelos usuários, de uma coleção de uso frequente para outros locais. Descartar materiais em uma coleção consiste em selecionar aqueles documentos que, através da função de avaliação, foram considerados desnecessários ou defasados em relação às expectativas dos usuários.

A função desbastamento e/ou descarte indica diversas tomadas de decisão, exceto: