O fax é utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, este segue posteriormente pela via e na forma de praxe.

Se for necessário o arquivamento do fax, deve-se fazê-lo com fotocópia do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, deteriora-se rapidamente.

O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Por ser extremamente flexível, o correio eletrônico admite forma pouco rígida em sua estrutura, razão pela qual a linguagem mais coloquial passou a ser aceita em comunicações oficiais.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.