arquivos, bibliotecas e centros de documentação utilizam os mesmos mecanismos de constituição de acervo.

enquanto os arquivos reúnem os documentos mediante processo seletivo, de acordo com o perfil do titular do acervo, os museus e os centros de documentação priorizam a linha temática.

compra, doação e permuta de fontes múltiplas são os mecanismos de constituição de acervo mais utilizados por todos os órgãos de documentação.

as funções primárias dos arquivos são administrativas, educacionais, científicas, técnicas e culturais.

as características formais predominantes dos documentos de arquivo são gênero textual, técnicas de registro, formatos e suportes associados à escrita, e exemplares únicos.