A tomada de contas especial pressupõe, dentre outros fatos, a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuízo ao erário público.

A tomada de contas especial é instrumento que deve ser instaurado pela Administração, não sendo dado ao Tribunal de Contas fazê-lo, vez que sua atuação se limita ao julgamento das contas.

Dentre outras hipóteses, serão arquivadas as tomadas de contas especiais, antes do encaminhamento ao Tribunal de Contas, nas hipóteses de recolhimento integral do débito, devidamente atualizado.

Antes da instauração da tomada de contas especial, devem ser adotadas medidas administrativas para caracterização ou elisão do dano, observados os princípios norteadores dos processos administrativos.