A frase que segue está correta e clara para constar em um memorando oficial: “O Prefeito comunicou ao seu secretário que ele seria exonerado”.

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Há apenas dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: para autoridades hierarquicamente superiores a do emissor, inclusive o Presidente da República: “Respeitosamente”; para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: “Atenciosamente”.

Há apenas dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o aviso e o memorando. Ambos adotam diagramação única. Devem conter sequencialmente: tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que a receberá; local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à esquerda; assunto; destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação; texto; fecho; assinatura do autor da comunicação e identificação do signatário.

Em comunicações oficiais, é obrigatório o uso do tratamento digníssimo (DD), às autoridades a quem se envia a correspondência. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo necessária sua evocação.

Está correta a frase: “Pelo aviso circular 42, recomendou-se aos Departamentos economizar energia e que elaborassem planos de redução de despesa”.