Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo.

Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente.

Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio.

Localizar o(s) assunto(s) no Código de catalogação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário.