Os documentos enviados por fax devem seguir o padrão ofício, com o acréscimo de folha de rosto que contenha os dados de identificação da mensagem.

A formalidade diz respeito ao tratamento dispensado ao destinatário da comunicação e à padronização das comunicações, a qual pode ser alcançada, por exemplo, usando-se o padrão ofício.

É adequado o emprego da forma de tratamento “Digníssimo” apenas para as autoridades do Poder Judiciário.

A assinatura do remetente é imprescindível a todas as comunicações oficiais, exceto às enviadas pelo presidente da República.

Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, a fonte utilizada em documentos que seguem o padrão ofício deve ser Times New Roman de corpo 12 ou Arial de corpo 11.