“A etapa de planejamento consiste em elaborar um projeto descritivo com os elementos essenciais para guiar a organização e a execução do evento. A elaboração deve ser precedida por um período de reflexão e amadurecimento das ideias, de forma a garantir que as soluções se revelem, na prática, um guia seguro para nortear os trabalhos.”,

(Manual de Organização de Eventos do Senado Federal, pág. 20)

A fase do planejamento em que os motivos para a realização do evento são expostos, e em que a fundamentação da importância do evento, estruturada com base em argumentos claros e objetivos, para os segmentos de público aos quais se destina é estabelecida é a de: