As demonstrações de documentos por ocasião de auditorias para certificações ficam extremamente dificultadas, sem a organização do secretário executivo no controle ativo e efetivo da documentação. Para auxiliar o secretário a ser um agente facilitador dos sistemas de qualidade, ele deve conhecer e utilizar todo "o conjunto de documentos relacionados com a sistematização de atividades para a garantia da qualidade", conhecido pelo nome genérico de