fator norteador da constituição do fundo é o órgão produtor, a origem do documento, o que ele representa no momento de sua criação.

o fundo abarca documentos gerados/recebidos por entidades físicas ou jurídicas necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercício das atividades que justifiquem a sua existência mesma, descartando-se, assim, a caracterização de coleção.

a noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão gerador dos documentos.

os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos aleatórios.