O sigilo profissional está estreitamente associado ao trabalho do psicólogo e coloca para estes uma série de questões. Uma de suas finalidades é tutelar a intimidade das pessoas, protegendo-as contra violações e indiscrições. Ao mesmo tempo, uma das situações na qual o sigilo profissional se apresenta para os psicólogos é referente aos prontuários – que podem ser entendidos como arquivos, em papel ou informatizados, cuja finalidade é facilitar a manutenção e o acesso às informações que os pacientes fornecem durante o atendimento. Contudo, esse histórico pertence ao usuário do serviço. De tal modo, como lidar com esse tipo de documento de forma a garantir o necessário sigilo e, ao mesmo tempo, atender outras exigências da prática profissional?

1. No registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos, devem estar presentes: identificação do usuário e da instituição; avaliação de demanda e definição dos objetivos do trabalho; registro da evolução dos atendimentos, de modo a permitir o conhecimento do caso e seu acompanhamento, bem como os procedimentos técnico-científicos adotados; registro de encaminhamento ou encerramento; cópia de outros documentos produzidos pelo psicólogo para o usuário/instituição do serviço de psicologia prestado, que deverá ser arquivada, além do registro da data de emissão, finalidade e destinatário. Contudo, documentos resultantes da aplicação de instrumentos de avaliação psicológica deverão ser arquivados em pasta de acesso exclusivo do psicólogo.

2. Nos casos de atendimento por equipes multiprofissionais, nos quais a situação de um paciente pode ser examinada em conjunto por profissionais diversos de diferentes especialidades a(o) psicóloga(o) deve utilizar nomes fictícios. A(O) psicóloga(o) - compartilhará somente informações relevantes para qualificar o serviço prestado, resguardando o caráter confidencial das comunicações, assinalando a responsabilidade de quem as recebeu de preservar o sigilo. 3. Os registros que farão parte do prontuário do usuário também devem ser identificados pelo nome completo do profissional, registro atualizado e legível no prontuário, de informações como: identificação do responsável pelas anotações, identificação de assinatura, nome completo e número de inscrição no CRP.

4. O prontuário é de propriedade do paciente. O usuário ou representante legal deve ter acesso integral às informações registradas, pelo psicólogo, em seu prontuário, ou seja, o usuário poderá dispor do prontuário para verificação (conhecimento) ou obtenção de cópias. Também é importante lembrar, ainda, que o psicólogo deve manter disponíveis materiais psicológicos produzidos para fins de fiscalização, averiguação e orientação, sempre que solicitado pelo CRP.

5. A guarda do registro documental é de responsabilidade do psicólogo e/ou da instituição em que ocorreu o serviço. O período de guarda deve ser de, no mínimo, 05 (cinco) anos, podendo ser ampliado nos casos previstos em lei. Por exemplo, na área da Saúde, a guarda do prontuário é de no mínimo 20 (vinte) anos. Deve-se garantir que o registro documental seja mantido em local que garanta sigilo e privacidade e fique à disposição dos Conselhos de Psicologia para orientação e fiscalização, de modo que sirva como meio de prova idônea para instruir processos disciplinares e à defesa legal.