O recolhimento é a passagem para o arquivo permanente de documentos que foram considerados de guarda definitiva no processo de avaliação, em função de seu valor informativo ou probatório.

A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação dividida em dez campos específicos de descrição.

A descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os documentos afim de sintetizar e condensar as informações em conteúdos para oferecê-la aos interessados. É a ponte que comunica os documentos com os usuários.

Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor informativo, definido pelo processo de avaliação e estabelecido na Tabela de Temporalidade.

Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa, é necessário saber, em primeiro lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de classificação.