Segundo a Norma Regulamentadora nº 7, o médico coordenador do PCMSO deve guardar os prontuários médicos com registros dos resultados dos exames sob sua responsabilidade por um período mínimo de vinte anos, após o desligamento de cada trabalhador, em caso de substituição ou demissão do médico coordenador, os prontuários devem ser entregues ao empregador, que deverá mantê-los arquivados no setor pessoal, até que outro médico assuma a função de coordenar o PCMSO.