documentos e dados obsoletos sejam mantidos junto com documentação em uso, para que não haja remoção de informações.

documentos e dados possam ser facilmente localizados e que sejam periodicamente analisados, revisados quando necessário e aprovados quanto a sua adequação, por pessoal autorizado.

documentos e dados arquivados, retidos por motivos legais e/ou para preservação de conhecimento, sejam arquivados sem necessidade de identificação adequada.

as informações contidas em documentos e dados só passem por atualizações a cada cinco anos.