O processo de formação, desenvolvimento e organização de coleções, de um modo geral, deve ser encarado e equacionado como uma atividade de planejamento, onde o reconhecimento da comunidade a ser servida e suas características culturais e informacionais oferecerá a base necessária e coerente para o estabelecimento de políticas de seleção, para as decisões relativas ao processamento técnico dos documentos e ao seu adequado armazenamento. Este processo de desenvolvimento de coleções, conta com várias funções, que são: planejamento e elaboração de políticas, seleção, aquisição, avaliação das coleções entre outras. Na função de planejamento e elaboração de políticas, após o estudo da comunidade de usuários, deverá ser elaborado um diagnóstico apresentando um perfil dos usuários, ou seja, suas principais características, seus desejos e necessidades informacionais, seus hábitos de leitura e de frequência à biblioteca e tudo o mais que for conveniente ao sistema conhecer. Esta função de planejamento e elaboração de políticas exige diversas tomadas de decisão, que são, exceto: