Considerando que a secretaria escolar é o primeiro contato com a comunidade escolar e com o público em geral, o secretário deve deter os conhecimentos pertinentes para atender com qualidade a clientela que procura os serviços prestados pelo estabelecimento de ensino.
O documento legal, no qual constam todos os dados do estabelecimento de ensino compõem-se de: cursos ofertados, objetivos gerais e específicos, normas para admissão, avaliação, promoção e reprovação, obrigações, direitos e deveres; e traz o conjunto das normas e regras que norteiam os procedimentos, os direitos e os deveres da equipe administrativa, professores e educandos.
Denomina-se: