Desaconselha-se a possibilidade de anexar documentos, planilhas e imagens de diversos formatos, já que podem conter vírus que podem prejudicar a máquina do destinatário.

Dispensa-se, no caso de documento oficial, a saudação inicial/vocativo.

Os chamados fechos informais (Att, abraços, saudações, etc) são inteiramente aceitáveis nos documentos oficiais.

A assinatura do e-mail dispensa o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

O assunto deve ser o mais claro e específico possível, devendo refletir diretamente o seu conteúdo. Ademais dispensam-se local a data, no corpo do documento, já que o próprio sistema apresenta essa informação.