Quando se passar um e-mail para clientes externos, deve-se manter a formalidade exigida pela situação, envolvendo: vocativo respeitoso, linguagem correta e expressões apropriadas para o assunto que está sendo tratado.

A linguagem do e-mail depende do destinatário e do assunto que está em destaque no momento do ato comunicativo.

Em razão de o e-mail ser um meio de comunicação muito veloz, pode-se dispensar o vocativo.

Se, por exemplo, houver necessidade de enviar uma carta a um cliente externo, por e-mail, deve-se manter a padronização estética de carta impressa, bem como a estrutura formal da mensagem, com apresentação inicial, desenvolvimento e fecho; em relação à linguagem, o grau de formalidade, em geral, será mais acentuado.