A linguagem dos textos oficiais deve primar pelo uso de termos técnicos e retóricos, a fim de que seja demonstrado o domínio da língua culta a quem recebe esse tipo de correspondência.

As formas de tratamento devem atender às exigências feitas pela autoridade destinatária do documento.

Os rebuscamentos linguísticos devem ser adequados à posição ocupada pela autoridade recebedora do documento.

A objetividade e a concisão textual não devem atrapalhar a pompa linguística que o texto oficial exige, preferindo-se a primeira pessoa do singular para aproximar as autoridades que se comunicam.

Os aspectos gramaticais devem atender aos preceitos de língua culta, e os termos e as situações linguísticas da linguagem coloquial devem ser preteridos.