Arquivamento: sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização de documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano, ou um quadro previamente estabelecido.

Avaliação: compreende o controle da movimentação do documento, identificando os setores pelos quais passam, abrangendo a disponibilização, a avaliação e a eliminação e, ainda, a transferência de documentos de valor permanente.

Difusão ou disseminação da informação: compreende todos os processos e políticas de acesso e uso dos documentos de arquivo por meio da criação de metodologias para divulgação interna e externa, visando alcançar os seus usuários e/ou solicitantes.

Produção: independente do formato do documento arquivístico, analisar e identificar o fluxo contínuo de entrada e saída de documentos nos arquivos, de acordo com as informações contidas neles, os prazos de guarda e eliminação dos documentos.