Agilizar a recuperação dos documentos, identificar contexto e conteúdo, assegurar descrições consistentes, possibilitar o compartilhamento de dados.

Representar as informações, estabelecer a Comissão de Avaliação de Documentos, classificar segundo princípios arquivísticos, integrar a descrição multinível.

Melhorar conservação dos documentos, implantar o sistema de arquivo, elaborar formulários de procedimentos, construir plano de classificação.

Aplicar instrumentos de gestão documental, desenvolver sistemas informatizados, estudar a estrutura administrativa do órgão, padronizar o nome dos documentos.

Reduzir a massa documental, promover a eficiência administrativa, racionalizar a produção e o fluxo de documentos, liberar espaço físico.