Como gênero textual, o e-mail pode ser considerado um documento oficial e, considerando os atributos da comunicação remota, pode-se utilizar linguagem informal, abreviações e neologismo.

No texto dos correios eletrônicos, quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo.

Um e-mail é uma forma frágil de se trocarem mensagens e, em decorrência da inexistência de mecanismos que comprovem a sua autenticidade, não pode ser utilizado como prova documental no setor público.

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, o assunto deve ser redigido de forma ampla, relacionado ao conteúdo global da mensagem e, como nos demais textos profissionais, dispensam-se manifestações emocionais.