Com o intuito de contribuir para a organização e o planejamento de viagem para o executivo, o secretário executivo deverá elaborar um check-list que será considerado na ocasião de toda e qualquer viagem organizacional.

Uma questão relevante é a validade do passaporte, obtido nas unidades descentralizadas ou nos postos de atendimento do departamento de polícia federal. Para que o indivíduo consiga obter o passaporte, deverá atender aos seguintes requisitos: provar que é brasileiro nato ou naturalizado, pagar uma taxa e apresentar alguns documentos. O ideal é que o secretário executivo acesse o site da polícia federal para se certificar a respeito dos documentos exigidos para emissão dos passaportes.

O secretário executivo deve verificar se o solicitante faz uso de algum medicamento que não tenha entrada liberada no país de destino.

Um aspecto imprescindível é a preocupação com todas as informações da viagem, que devem ser escritas na agenda do secretário (com todas as etapas do processo), caso ocorra algum imprevisto com os procedimentos.

Uma atividade que não é desempenhada pelo profissional de secretariado executivo no seu dia a dia é a de organização de viagens nacionais e internacionais do executivo e de sua equipe. Esta é uma atividade exclusiva do agente de viagens.