Local e data devem aparecer ao final da mensagem principal, isto é, do corpo da mensagem.

Para que o correio eletrônico seja aceito como documento oficial na Administração Pública, deve-se respeitar sua padronização estrutural.

O texto do correio eletrônico dispensa a utilização de vocativos e fecho, diferentemente da correspondência oficial denominada ofício.

Devem-se inserir logotipos do ente público junto ao texto da assinatura, com o objetivo de garantir sua identificação institucional e comprovada aceitação como documento oficial.

Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu baixo custo e celeridade, o e-mail transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na Administração Pública.