Enquanto as bibliotecas colocam à disposição material para estudo, pesquisa e consulta, os arquivos produzem ou acumulam acervos em conexão direta com as atividades funcionais de uma entidade coletiva, pessoa ou família.

Enquanto os arquivos reúnem exclusivamente documentos impressos, segundo seu caráter sigiloso ou público, os museus e as bibliotecas reúnem documentos de todos os gêneros, independentemente de seu formato ou suporte.

Enquanto os museus constituem coleções e objetos oficiais, com efeito jurídico para a eventual comprovação de um fato, as bibliotecas voltam suas coleções para a instrução e entretenimento do público.

Enquanto arquivos e museus têm em comum a classificação de seu acervo segundo o critério do uso frequente, esporádico ou de valor histórico, as bibliotecas classificam suas coleções mediante técnicas de registro que permitem individualizar o documento.

Enquanto as bibliotecas acumulam seus acervos de acordo com o funcionamento dos órgãos que as sediam, os museus constituem seus acervos a partir de compra, doação ou permuta de fontes múltiplas.