O correio eletrônico, em algumas situações, aceita uma saudação inicial e um fecho menos formais. No entanto, a linguagem do texto dos correios eletrônicos deve ser formal, como a que se usaria em qualquer outro documento oficial.

Quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, deve-se utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, Vossa Senhoria, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.

Apesar da imensa lista de fontes disponíveis nos computadores, exige-se legalmente que todas as comunicações oficiais por e-mail estejam na fonte Calibri ou Carlito, tamanho 10, cor preta.

O local e a data devem constar obrigatoriamente no corpo da mensagem do e-mail, uma vez que se trata de um documento de caráter oficial.