Todos os volumes recebidos devem ser protocolados, classificados e encaminhados diretamente ao chefe.

Tente liquidar o maior número de cartas possível, respondendo o que puder ou encaminhando para a secretária ou ao departamento/setor/pessoa responsável, se isto não for possível, guarde-as no em pastas de follow-up.

O protocolo pode ser feito através de um carimbo simples com a data e hora do recebimento, ou formulário no computador com as seguintes informações: número sequencial data, hora, remetente, destinatário, assunto e observações.

Nos serviços públicos e nas empresas mais tradicionais, utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.