O Iphan é o responsável por iniciar o processo administrativo para o licenciamento, criando a Ficha de Caracterização de Atividade (FCA), quando identificar que um empreendimento esteja em fase preliminar de instalação.

A Ficha de Caracterização de Atividade (FCA) é uma primeira análise dos técnicos para avaliar se há, de fato, pertinência da participação do Iphan no processo de licenciamento ambiental.

A Avaliação de Impacto ao Patrimônio Cultural (AIP) é realizada em patrimônios acautelados que já tenham sido impactados pela execução de obras não licenciadas, com o objetivo de avaliar os danos causados.

O Termo de Referência Específico (TRE) é um documento final que determina a aprovação ou reprovação do empreendimento, considerando os impactos sobre os patrimônios afetados ou não.

A gestão do patrimônio cultural deve ser realizada sempre que o empreendimento impactar qualquer patrimônio com valor cultural, seja em âmbito federal, estadual ou municipal.