No que diz respeito ao recebimento de correspondências, em se tratando de atividades de protocolo, recomenda-se que sejam separadas as de caráter oficial daquelas de caráter particular, distribuindo estas a seus destinatários.

Recomenda-se que as correspondências de caráter ostensivo sejam separadas daquela de caráter sigiloso, encaminhando-se estas a seus destinatários.

Com relação à expedição de documentos, deve-se sempre separar as cópias para, então, expedi-las.

Se as etapas anteriores à tramitação forem realizadas corretamente, as ações dentro da instituição se tornam mais ágeis, acelerando o processo de encaminhamento do documento.

As atividades de protocolo dizem respeito aos arquivos correntes.