verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso.

arquivar o documento no conjunto documental com maior prazo de guarda ou destinado à guarda permanente, caso ele se refira a dois ou mais assuntos.

eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê.

submeter a transferência dos documentos para a fase intermediária à aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação.