Materiais arquivísticos devem ser manuseados cuidadosamente, pois têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis, distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante do uso de papéis de baixa qualidade.

Muitas das deformações que afetam os papéis são provocadas devido a manuseios inadequados dos usuários, como as dobras feitas nos cantos superiores de livros e documentos para marcar a página de leitura.

Com frequência, os cupins já estão instalados em todo o prédio quando atacam o acervo. Esses insetos se instalam em ambientes com índices de temperatura e umidade relativa elevados, além de falta de higiene, causados pelo excesso de manuseio dos documentos.