A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição para arquivo: é o conjunto de documentos que, dependendo da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade, por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas atividades.

Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão jurídico responsável, desde que responsável somente pela custódia e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Exemplo: Arquivo Central da UFMT.

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os arquivos podem ser classificados em: Públicos (federal, estadual, municipal); Jurisdicionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações); Institucionais (empresas, corporações, companhias); e Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.)

Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas informações são registradas em suportes diferentes do papel (discos, filmes e fitas) e são chamados de Digitais.