Ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de documentos, ou plano de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente.

Ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados.

Vir acompanhados de tabela de equivalência que permita a identificação e controle dos documentos, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com a instituição arquivística para fins de prova e informação.

Vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência.