Para o reconhecimento de uma despesa orçamentária é necessário que haja a liquidação de empenhos, regra usada durante o exercício financeiro. No final do ano, empenhos não liquidados também podem ser registrados como despesa. Essas regras fazem com que algumas despesas orçamentárias sejam reconhecidas antes ou depois do reconhecimento da despesa contábil. Em outros casos, pode haver coincidência entre o momento de reconhecimento da despesa orçamentária e o da despesa contábil.

Uma despesa orçamentária, que é uma despesa contábil, envolve, por exemplo: despesa de serviços prestados, e, no momento da liquidação do empenho, há também o fato gerador da despesa contábil, cujo registro contábil requer apenas uma conta de variação patrimonial e deve ser registrada da seguinte maneira:

D – Despesa Orçamentária (variação passiva orçamentária)

C – Ativo Circulante