O documento via fax possui formatação própria, diferindo-se das demais correspondências oficiais.

Considerando a concordância dos pronomes de tratamento, uma comunicação dirigida ao presidente do Senado Federal deverá ser redigida da seguinte maneira: Vossa Excelência será informado da tramitação do projeto em pauta.

Apesar de menos usuais, Ilustríssimo e Digníssimo são pronomes de tratamento aceitos em comunicações oficiais.

As páginas de um ofício devem ser numeradas, inclusive a primeira, quando houver mais de uma.

Os ofícios e memorandos não podem ser impressos em frente e verso, uma vez que é utilizado o papel timbrado.