emitir termos de responsabilidade, isto é, zelar pelo patrimônio, identificar e sugerir providências para substituição, venda, eliminação de produtos inservíveis, obsoletos, danificados.

deixar de zelar pela conservação, recuperação e uso dos materiais, incluindo, porém, cuidados com as sobras, sucatas, bens obsoletos, em desuso.

a verificação da existência dos materiais da administração pública é efetuada,periodicamente, por meio do registro no sistema de informação integrado, confrontando com o registro nas fichas para finalidade de balanço contábil físico e financeiro tanto do almoxarifado como de toda a unidade administrativa, atendendo assim a determinação da legislação brasileira.

o controle de estoques é uma peça fundamental quando tratamos da questão Logística, planejamento e organização. Os estoques devem ser classificados de forma organizada, sendo de exclusiva responsabilidade do Coordenador do setor de Material e Patrimônio.

o correto dimensionamento das necessidades permite a otimização do investimento promovendo o excesso do uso de recursos subutilizados ou inviabilizando plena capacidade das instalações.