A criação de documentos, conforme destaca Rhoads (1989), constitui a primeira fase da gestão documental, pois evitará a criação de documentos não essenciais, bem como garantirá uma utilização mais adequada durante a automatização de todo o ciclo de vida documental.

A gestão de formulários é um dos elementos da criação de documentos, de acordo com Rhoads (1989), e se ocupa da preparação e difusão da informação sobre políticas e procedimentos.

O ciclo vital dos documentos é compreendido tanto como as fases/idades documentais [Heredia Herrera (1991) e Rousseau e Couture (1998)], como também procedimentos e operações técnicas de gestão de documentos [Rhoads (1989) e Penn (1989)] .

Lodolini (1993) compreende que o ciclo de vida dos documentos consiste em quatro fases: arquivo corrente, arquivo de depósito, arquivo intermediário e arquivo histórico.

Os documentos que são conservados para atender a fins administrativos, legais ou financeiros, na percepção de Rousseau e Couture (1998), constituem os arquivos intermediários.