No campo destinado à identificação do signatário, deve-se informar o nome da pessoa que redigiu o documento.

No fecho das comunicações oficiais, deve constar a saudação final ao destinatário, expressa pela fórmula de cortesia “Atentamente”.

No campo assunto, devem-se descrever detalhadamente todos os assuntos que motivaram o encaminhamento do expediente.

O local e a data em que o documento oficial foi assinado devem ser indicados por extenso e vir centralizados na página.

Abaixo do local reservado à assinatura, devem constar o nome e o cargo da autoridade que expede o documento, com exceção dos expedientes assinados pelo presidente da República, em que são dispensadas essas informações.