Os documentos precisam estar arquivados da forma mais organizada e segura facilitando assim o seu acesso. Sabendo que a natureza e origens dos documentos na escola são diversas, a primeira tarefa é categorizar os arquivos. Quando um documento, para fins de comprovação, estudo ou que possa servir para provar um direito ou uma obrigação, é guardado temporariamente ficando a espera do cumprimento dos prazos para eliminação ou guarda definitiva, seu uso é pouco frequente, porém devendo ser mantido para eventuais consulta, ele deve ser categorizado no arquivo: