Os três tipos de expedientes que seguem o padrão ofício - exposição de motivos, aviso e ofício - têm a mesma finalidade e se diferenciam apenas por sua extensão e pelo detalhamento das informações neles contidas.

Diferentemente da ata, a exposição de motivos deve, obrigatoriamente, conter, no máximo, duas idéias por parágrafo.

Caso haja grande distanciamento hierárquico entre o signatário e o destinatário de uma comunicação oficial, recomenda-se o emprego do fecho "Mui respeitosamente".

Em todas as comunicações oficiais, os pronomes possessivos que se refiram a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa. Por exemplo, o segmento correto é "Vossa Senhoria nomeará seu substituto", e não, "Vossa Senhoria nomeará vosso substituto".

Com o intuito de uniformização do emprego de pronomes de tratamento nos vocativos das comunicações oficiais, foi estabelecido como regra o emprego dos pronomes de tratamento Excelentíssimo Senhor e Excelentíssima Senhora, excetuando-se os casos em que tal comunicação se dirija ao papa ou ao reitor de uma universidade.